Normativa - chi è coinvolto 

A regime saranno generate 60 milioni di fatture all’anno verso la PA e i potenziali fornitori sono circa 2 Milioni. 

A partire dal 6 giugno 2014 alcuni enti pubblici non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. 

Non potranno più essere accettate fatture emesse o trasmesse in forma cartacea dal:

• 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza;
• 31 marzo 2015 per gli altri Enti nazionali e per le Amministrazioni locali. 

Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le PA non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, finché non ricevono la fattura elettronica. 

Di seguito sono elencati alcuni dei soggetti pubblici che riceveranno fatture elettroniche fin dal 6 giugno 2014. Saranno circa 15.000 uffici. 

1. Presidenza del Consiglio 

2. Ministeri 

3. Avvocatura dello Stato 

4. Polizia di Stato, uffici periferici 

5. Questure e Prefetture, 

6. Carabinieri, circa 5000 uffici periferici; 

7. Esercito 

8. Vigili del Fuoco 

9. Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza sociale: 

    o INAIL 

    o INPS 

    o INPDAP 

    o INARCASSA 

    o Cassa Nazionale del Notariato 

    o Cassa Nazionale Dottori Commercialisti 

10. Agenzie Fiscali: 

    o Agenzia del Demanio 

    o Agenzia delle Dogane e dei Monopoli 

    o Agenzia delle Entrate 

11. Istituti di Istruzione Statale di ogni ordine e grado (tutti gli istituti scolastici statali, di ogni ordine e grado presenti sul territorio italiano). Circa 9.000. 

12. Musei e biblioteche statali. 

Fattura Elettronica: cosa prevede la norma 

La norma primaria di riferimento è declinata dall’art. 1, commi da 209 a 214, L. 244/2007 (Finanziaria 2008) come risultante a seguito delle modifiche apportate dall’art. 10, co. 13 duodecies, lett. a, D.L. 6 dicembre 2011, n. 201, convertito con modifica con Legge 22 dicembre 2011, n. 214. Il decreto ministeriale del 7 marzo 2008 definisce lo SdI - Sistema di Interscambio, ovvero il canale per trasmettere le fatture elettroniche nei confronti delle amministrazioni pubbliche. 

L’Agenzia delle Entrate risulta essere gestore del Sistema di Interscambio. Infatti essa si avvale di SOGEI, Società Generale di Informatica Spa, dedicata alla gestione dei dati che transitano mediante lo SdI e al controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio. 

L’agenzia delle entrate dovrà vigilare sul transito dei dati attraverso lo SdI e, con cadenza semestrale, riferirà al Ministero dell’economia e delle finanze sul funzionamento del Sistema di Interscambio. Le attività in carico a SOGEI si possono così riassumere: 

a. Sviluppo e manutenzione dello SdI 

b. Assistenza alle amministrazioni pubbliche destinatarie delle fatture elettroniche 

c. Ricerche in base alle informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) 

d. Assistenza all’agenzia delle entrate 

e. Relazione periodica all’AdE sullo stato di avanzamento delle attività svolte nello SdI. 

Caratteristiche della Fattura Elettronica 

La fattura elettronica è una fattura ai sensi dell’art. 21 co. 1 DPR 633/1972. Le amministrazioni pubbliche accettano solo questa tipologia di fattura, per l’appunto elettronica. Le caratteristiche della fattura elettronica sono le seguenti: 

• Il contenuto è descritto in un file in formato XML. Questo è l’unico formato accettato dal Sistema di Interscambio (SdI). Le specifiche tecniche afferenti alle caratteristiche tecniche sono disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it

• L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto. Queste caratteristiche sono garantite dalla firma digitale da parte di chi emette la fattura elettronica. 

• Il fornitore sarà tenuto a indicare nella fattura elettronica anche il codice del destinatario della fattura, riportato nell’Ipa (indice delle pubbliche amministrazioni) che potrà essere ricavato al seguente indirizzo www.indicepa.gov.it

• Le fatture elettroniche saranno trasmesse alle PA attraverso il Sistema di Interscambio. 

• La singola fattura elettronica, o il lotto di fatture, rappresenta per il Sistema di Interscambio un file predisposto secondo il formato della fattura PA. 

• Ogni singola fattura elettronica deve essere firmata dal soggetto che la emette con un certificato di firma qualificata e, se si decide di racchiudere più file in formato zip, questo ultimo non va firmato digitalmente, ma le singole fatture al suo interno, sì. 

• L’estensione del file da inviare assume il valore di ˂˂.xml˃˃ oppure ˂˂.xml.p7m˃˃. 

Cos’è il Sistema di Interscambio (SdI) 

Il Sistema di Interscambio (SdI) deve essere in grado di: 

• ricevere le fatture elettroniche; 

• effettuare i controlli sui file ricevuti; 

• verificare l’integrità del documento informatico, ovvero che non abbia subito delle modifiche successivamente all’ apposizione della firma digitale; 

• verificare l’autenticità del certificato di firma digitale, questa verifica ha l’obiettivo di verificare che il certificato fosse valido al momento dell’apposizione della firma; 

• verificare la correttezza dei dati inseriti nelle fatture. 

Il Sistema di Interscambio (SdI) valida inoltre i flussi delle fatture, inoltra le stesse alle amministrazioni pubbliche destinatarie, notifica l’esito di invio/ricezione agli utenti attraverso ricevute/notifiche, garantisce il servizio di accreditamento al sistema, invia alla Ragioneria Generale dello Stato i flussi per il monitoraggio della spesa pubblica e fornisce assistenza tecnica ai soggetti che interagiscono con il SdI. 

Gli attori coinvolti: chi deve fare cosa 

Le amministrazioni che ricevono le fatture elettroniche, dovranno definire al proprio interno le nuove procedure per ricevere e conservare le fatture, secondo quanto stabilito dalla norma vigente. Dovranno poi designare il responsabile della conservazione e provvedere alla redazione del manuale della conservazione. 

I soggetti che inviano la fattura elettronica alla PA dovranno verificare chi sono i destinatari coinvolti nella prima scadenza, 6 giugno 2014 e, in aggiunta a quanto già scritto, i fornitori dovranno procedere con la conservazione delle loro fatture elettroniche e con la nomina del responsabile della conservazione. 

Le piccole e medie imprese potranno, abilitandosi al MEPA (mercato elettronico delle pubbliche amministrazioni) usufruire dei servizi messi a disposizione, non solo per l’invio delle fatture elettroniche alla Pa, ma anche per la conservazione a norma delle stesse. 

Anche gli intermediari possono trasmettere le fatture elettroniche per conto dei Fornitori al Sistema di Interscambio, possono adempiere all’obbligo di conservazione delle fatture ed essere designati responsabili della conservazione.